Dokumentenmanagement


Vorteile durch Dokumentenmanagement Software.
Es gibt viele Gründe für eine Umstellung auf ein papierloses Büro durch Einführung eines Dokumentenmanagement Systems. Da ist zunächst die Sicherheit. Die Zugangsberechtigung zu bestimmten Dokumenten kann jedem Mitarbeiter individuell und einfach erteilt oder entzogen werden. So sieht und bearbeitet jeder nur die Dokumente, für die er oder sie eine Erlaubnis hat. Trotz aller Möglichkeiten in einem herkömmlichen Büro Akten und Dokumente einzuschließen, können die herkömmlichen Ablagesysteme mit ihren meist einfachen Verschlussmechanismen doch relativ leicht überwunden werden. In einem papierlosen Büro hat der Informations- oder Dokumentendieb hingegen keine Chance, weil der Zugang zu den Informationen viel leichter und wirkungsvoller durch elektronische Maßnahmen oder Software geschützt werden kann.

Ein Dokumentenmanagement System erlaubt die Archivierung von Dokumenten auf kleinstem Raum. Hat man traditionell größere Flächen für die Archivierung benötigt, wird dieser Platz jetzt eingespart. In größeren Organisationen sind bisher die Archive auf verschiedenste Orte verteilt. In sehr großen Unternehmen können die Archive über die gesamte Welt verteilt sein. Ein modernes Dokumentenmanagement System erlaubt die zentrale Archivierung an einem Ort. Dann kann jeder Mitarbeiter auf den gesamten Datenbestand einer Organisation von jedem Ort der Welt aus und zu jeder Zeit zugreifen.

Weitere sehr nützliche Möglichkeiten bieten Dokumentenmanagement Systeme für die Aufzeichnung der Dokumentennutzung. Weil das System aufzeichnet, wer wann welches Dokument gesehen hat, kann das Unternehmensmanagement Schlussfolgerungen verschiedenster Art daraus ziehen. So lässt zum Beispiel die Effizienz der Dokumentennutzung auch direkte Rückschlüsse auf die Effizienz der gesamten Arbeitsorganisation zu. Durch die Platzersparnis und den wesentlich erleichterten Zugriff senkt der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems ganz wesentlich die für die Suche und Bearbeitung von Dokumenten erforderliche Arbeitszeit. Zudem werden Aufgaben schneller und genauer bearbeitet und abgeschlossen. Das macht die Einführung von Dokumentenmanagement Systemen zu einem wesentlichen Instrument zur Kosteneinsparung und für Effizienz- und Effektivitätssteigerungen.

Moderne Systeme für das Dokumentenmanagement sind einfach zu installieren. Mit heutzutage meistens intuitiv zu bedienenden Benutzeroberflächen finden sich die Nutzer meistens schnell in die korrekte Bedienung ein. Größere Systeme können ohne große organisatorische Probleme integriert werden. Die Software ist zu fast jeder in Büroumgebungen gängigen Software kompatibel, sodass man nicht mit Anpassungen oder Neuanschaffungen der sonstigen Software rechnen muss. Ansonsten geht der Trend zu einer immer weiter verbesserten Umwandlung der archivierten Dokumente in möglichste viele Formate. So zum Beispiel die Umwandlung eines Bildes mit Text in ein PDF-Dokument, eine Word Datei oder andere Dateiformate, die für grafische Zwecke genutzt werden. Diese Konversionsprozesse können immer schneller mit immer höherer Qualität genutzt werden.


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